Fem tips for gode digitale møter
Møteplattformer som Teams og Zoom har fulgt oss mennesker tettere enn før de to siste årene. Digitale møter har hjulpet både privatpersoner, bedrifter og foreninger å holde hjulene gående i en utfordrende koronasituasjon – samt tilrettelegge for hjemmekontor og muliggjøre møter som mange ellers ville hatt i løpet av en arbeidsuke eller måned.
Vi har sett at det ikke bare er det interne mandagsmøtet som kan tas online, men også nasjonale, internasjonale og globale møter lar seg gjennomføre digitalt. Selv om fysiske møter ikke kan erstattes fullstendig er digitale møter et godt alternativ når annet ikke er mulig eller praktisk. Her har vi forfattet noen gode kjøreregler for å sikre alle en god møteopplevelse på web:
- Pass på at du har alt du trenger
Har du en Laptop er både webkamera og mikrofon innebygget, men jobber du på en stasjonær maskin kan kamera og mikrofon være noe som må skaffes. Hør med arbeidsgiveren din om de kan hjelpe med utstyr. Et ålreit webkamera er lurt å ha for å kunne formidle ansiktsuttrykk og dermed gjøre møtet og forbindelsen mellom møtedeltagerne bedre. Teams og Zoom kan fint brukes i nettleseren gratis, du må ikke ha en konto eller laste ned programmet – så fremt du ikke skal arrangere møtet. - Lag noen kjøreregler før møtet
Et godt tips for den som presenterer er å sende ut en e-post med møteagenda og kjøreregler. Jobber du for deg selv eller i et mindre firma er det lurt å gå gjennom noen kjøreregler før dere f.eks. holder et møte med en kunde for å blant annet være sikker på hvem som er ordstyrer og hvem som noterer. Skal kamera være av eller på? Har alle det de trenger? Og så videre. - Notater
La notatene dine og møteagendaen være oppe slik at du lett kan kaste et blikk på dem. Tar du notater i løpet av møtet du vil dele med alle deltakerne kan man bruke Teams sinn notat-funksjon el. Tilsvarende i Zoom.
Når du er i møtet, kan du gå til «Flere handlinger …» knappen i møtekontrollene > Trykke «Flere alternativer» og deretter velge Møtenotater ved å trykke på notat-ikonet. Hvis du ikke har tatt noen notater ennå, velger du Ta notater. Ellers kan du begynne å skrive notatene. Bruk kontrollene øverst i panelet til å formatere teksten.
Hvis du vil legge til et nytt notat, velger du Legg til en ny inndeling her. Bruk @mentions til å trekke oppmerksomheten mot et bestemt notat eller tilordne et handlingselement.er det dine personlige notater kan også notere i et separat vindu – men om det f.eks. er en møteagenda som alle skal se kan møteagendaen deles på skjermen, det kan bare være en Word-ark eller f.eks. som en mer utfyllende presentasjon der agendaen er del av en PowerPoint-presentasjon.
- Test utstyret og bilde/lydnivå før bruk
Teams og Zoom har en begge en test funksjon eller test-bruker du kan ringe til for å høre om mikrofonen og kameraet fungerer som det skal. Funksjonen for å ringe en testbruker finnes gjerne under Innstillinger – alternativt kan du ringe en kollega eller venn på forhånd for å få testet alt skikkelig. Juster lydnivå og kamera om det trengs. Pass på at alt av trådløst utstyr du bruker er paret og tilkoblet datamaskinen du skal holde møtet på.
- Vurder en nøytral bakgrunn og reduser lyd fra omgivelsene
En nøytral bakgrunn gjør møtet ryddig dersom dere skal ha møte med kamera, spesielt med mange mennesker. Om man sitter vendt mot en nøytral bakgrunn er det lettere for de som deltar i møtet å følge med på den som snakker. Foruten å finne et rolig sted for å holde møtet, kan du til en viss grad regulere hvor mye bakgrunnsstøy mikrofonen plukker opp i programinnstillingene. Et godt tips er å sette seg selv på «demp» eller «mute» når man ikke snakker.
Med dette håper vi å ha delt noen ekstra tips til neste Teams-møte!